Què és un software de factura electrònica?
Un software de factura electrònica és una eina digital que permet generar, gestionar, enviar i emmagatzemar factures de manera electrònica amb total validesa legal. Aquest tipus de solucions han cobrat gran rellevància amb l’actual marc normatiu que impulsa la digitalització dels processos administratius empresarials, com especifica l’Agència Tributària (facturae.gob.es).
La factura electrònica substitueix la factura tradicional en paper i aporta múltiples avantatges, entre les quals s’inclouen l’estalvi en costos, la rapidesa d’enviament i el control exhaustiu sobre la documentació comercial. Amb un software adequat com ara Factura Digital, les empreses poden simplificar significativament les seves tasques amb una gestió més eficient i transparent dels fluxos de treball administratius.
Passos previs per començar a utilitzar un software de factura electrònica
Abans d’implantar qualsevol software de factura electrònica com Factura Digital, cal realitzar alguns passos previs. Principalment, cal fer un diagnòstic de l’estat actual dels processos administratius actuals i definir quines són les necessitats empresarials específiques en relació amb la gestió econòmica i administrativa.
A continuació, cal formalitzar l’alta d’aquest programari amb les dades fiscals de l’empresa, així com la informació rellevant de contacte. Amb Factura Digital, la sincronització amb la gestoría garantirà que les dades s’integrin automàticament, minimitzant errors i millorant la qualitat de la informació generada.
Configuració inicial d’un software de factura electrònica
La configuració inicial d’un software de factura electrònica és essencial perquè el sistema funcioni de manera òptima i concordi amb la normativa legal vigent. Amb Factura Digital, la configuració és senzilla i intuïtiva, començant per introduir les dades fiscals bàsiques necessàries per a l’expedició legal de les factures electròniques.
També és important crear un catàleg ben estructurat de clients i proveïdors, així com introduir configuracions bàsiques relatives a les condicions de pagament habituals, els impostos aplicables i altres aspectes com el control horari, la gestió d’inventari o control de stocks i la gestió de projectes que s’integrin temporalment.
Creació i enviament de la factura electrònica amb el software
El procés per crear una factura electrònica amb Factura Digital és ràpid i intuïtiu: selecciona el client des del catàleg integrat, afegeix-hi articles o serveis des del teu inventari o directament de forma manual i comprova que les dades, impostos i descomptes estiguin correctament aplicats.
Un cop elaborada la factura, Factura Digital et permet enviar les factures de forma immediata per correu electrònic, simplificant així encara més tot el procés. A més, aquestes factures compten sempre amb plena garantia legal i conformitat amb la normativa actual perquè compleixen tots els requisits definits per l’administració pública.
Automatització i gestió intel·ligent de la factura electrònica
Un dels grans beneficis d’utilitzar un software de factura electrònica com Factura Digital és poder automatitzar processos repetitius, estalviant temps i minimitzant errors humans. Aquesta eina, a més, disposa d’automatitzacions i una gestió intel·ligent, que permeten anticipar i resoldre de manera automàtica tasques habituals com la conversió de pressupost a factura, o l’emissió i enviament periòdic de factures a clients recurrents.
L’automatització i la gestió intel·ligent també permeten obtenir avisos o notificacions sobre dates de pagament, venciments, i generació automàtica de remeses bancàries, millorant d’aquesta manera el control sobre l’estat financer general del teu negoci amb la mínima inversió de temps.
Control i seguiment mitjançant dashboards interactius
Gràcies als dashboards interactius inclosos amb Factura Digital, disposaràs ràpidament d’una visualització clara i efectiva sobre l’estat de les factures generades, import pendent de cobrament i altres indicadors importants per a la bona gestió i presa de decisions de l’empresa en qualsevol moment del dia.
Aquests panells interactius permeten conèixer de forma visual i immediata la situació del negoci, identificar ràpidament quins clients solen retardar els seus pagaments i fins i tot generar informes i gràfics detallats per a una millor presa de decisions estratègiques per part de l’administració i direcció de l’empresa.
Gestió integrada amb projectes i dedicacions
A part de la creació i gestió de la factura electrònica, Factura Digital permet realitzar una gestió integrada dels projectes i de la dedicació de recursos. Això t’ajuda a controlar amb exactitud el temps invertit en cadascun dels projectes o tasques desenvolupades, essent molt útil especialment en empreses de serveis que facturen per hores treballades.
La possibilitat d’integrar aquestes dades directament a la factura electrònica facilita enormement el procés de facturació, ja que permet generar automàticament la factura corresponent al temps invertit, amb totes les dades i conceptes correctament associats.
Integració i sincronització amb la gestoría
Una característica molt interessant en Factura Digital és la seva sincronització automàtica amb la teva gestoría. Això permet que totes les dades siguin sempre actualitzades i accessibles, reduint significativament la quantitat de documentació impresa i a la vegada simplificant el procés de presentació d’impostos i obligacions fiscals.
La integració amb la gestoría facilita la feina d’assessorament que reben les empreses, ja que les dades estan sempre disponibles, informatitzades i accessibles per part dels professionals que porten la comptabilitat i fiscalitat del negoci.
Normativa i validesa legal sobre la factura electrònica
És important assenyalar que la factura electrònica té plena validesa legal, sempre que compleixi els requisits normatius establerts per l’Administració Pública. Factura Digital assegura el compliment amb tots aquests requisits legals, facilitant la teva responsabilitat com a empresa emissora.
A més, aquesta eina manté les factures electròniques emmagatzemades en format digital, assegurant-ne la disponibilitat durant todo el període exigible per part de l’administració tributària, segons estableix la legislació vigent.
Conclusió
Utilitzar un software especialitzat com Factura Digital és una elecció encertada per a qualsevol empresa que desitgi simplificar els seus processos administratius, garantir la validesa legal de la seva facturació i disposar d’una gestió intel·ligent que li permeti créixer ordenadament.
Si vols començar amb aquest procés digital o tens dubtes sobre com procedir, no dubtis en posar-te en contacte amb nosaltres a través del següent enllaç: Factura Digital – Contacte. Estarem encantats d’assessorar-te sense cap compromís.
